Social Recruiting

Cost of Vacancy berechnen

Täglichen Nettoverlust bestimmen, Arbeitstage abgrenzen und Szenarien vergleichen: so nutzen Sie eine Vakanzkosten-Schätzung ohne pauschale Gehaltsfaktoren.

Jonathan Léon

3. November 20264 Min. Lesezeit

Ein Taschenrechner und ein Stift liegen auf einem offenen Notizbuch.

Eine offene Stelle kann Geld kosten, obwohl vorübergehend kein Lohn für diese Position anfällt. Entscheidend ist, welche Leistung tatsächlich ausfällt, welche zusätzlichen Kosten entstehen und welche Ausgaben Sie während der Vakanz einsparen. Diese Abgrenzung macht eine Cost-of-Vacancy-Schätzung nachvollziehbar.

Der Rechner von socialhire verwendet zwei Eingaben: Ihren geschätzten täglichen Nettoverlust und die Zahl der betroffenen Arbeitstage. Er multipliziert diese Werte. Ein Gehaltsmultiplikator oder ein angeblicher Branchenwert wird nicht vorausgesetzt.

Zuerst klären, was durch die Vakanz wirklich ausfällt

Beginnen Sie mit einer konkreten Tätigkeit. Können Aufträge nicht angenommen werden? Verschiebt sich ein Projekt? Müssen externe Kräfte eingesetzt werden? Verwechseln Sie dabei ausfallenden Umsatz nicht mit dem wirtschaftlichen Verlust. Kosten, die ohne die Leistung ebenfalls entfallen, müssen in Ihrer Einschätzung berücksichtigt werden.

Wird ein Auftrag lediglich später erledigt, ist sein gesamter Umsatz nicht automatisch verloren. Prüfen Sie, ob zusätzliche Kosten, tatsächlich entgangene Beiträge oder andere nachvollziehbare Folgen entstehen. Dokumentieren Sie die Annahme, statt denselben Betrag an mehreren Stellen anzusetzen.

Einen täglichen Nettoverlust herleiten

Eine einfache Arbeitsübersicht kann vier Positionen enthalten:

Entgangener Beitrag aus tatsächlich ausfallender Leistung, nach Abzug der damit vermiedenen variablen Kosten.
Zusätzliche, zurechenbare Ausgaben, beispielsweise für externe Überbrückung oder bezahlte Mehrarbeit.
Eingesparte Personalkosten der vakanten Stelle im betrachteten Zeitraum.
Weitere klar belegbare Auswirkungen, sofern sie noch nicht enthalten sind.

Addieren Sie die ersten beiden Positionen und ziehen Sie die zurechenbaren Einsparungen ab. Ergänzen Sie weitere Auswirkungen nur, wenn Sie diese sinnvoll beziffern können. Die Übersicht ist eine betriebliche Schätzung; sie ersetzt keine vollständige Ergebnisrechnung.

Mit Arbeitstagen rechnen

Nutzen Sie die Tage, an denen die fehlende Leistung tatsächlich benötigt wird. Fünf Kalenderwochen sind bei einer Fünftagewoche ohne Feiertage und Ausfälle rechnerisch 25 Arbeitstage. Der für Ihren Betrieb passende Wert hängt vom Arbeitsmodell und Zeitraum ab.

Ein rein illustratives Beispiel: Sie schätzen den täglichen Nettoverlust auf CHF 600 und betrachten 20 Arbeitstage. Die Rechnung lautet CHF 600 × 20 = CHF 12'000. Das ist keine Aussage über einen typischen Schweizer Betrieb und keine Prognose für Ihre Stelle. Das Ergebnis folgt vollständig aus den gewählten Eingaben.

Unsicherheit mit Szenarien sichtbar machen

Wenn einzelne Angaben unsicher sind, rechnen Sie mit einer vorsichtigen und einer höheren Annahme. Bei 20 Arbeitstagen ergeben beispielsweise CHF 300 pro Tag insgesamt CHF 6'000; CHF 600 pro Tag ergeben CHF 12'000. Beide Beispiele sind frei gewählt und dienen nur der Veranschaulichung.

Besprechen Sie, weshalb die Annahmen auseinanderliegen. Vielleicht hängt die Rechnung davon ab, ob ein Auftrag verloren geht oder später ausgeführt werden kann. Diese Frage zu klären kann für Ihre Entscheidung wertvoller sein als eine scheinbar genaue Einzelzahl.

Vakanzkosten und Recruiting-Kosten getrennt betrachten

Der Rechner enthält keine automatisch ergänzte Startpauschale, kein Werbebudget und kein Erfolgshonorar. Solche Kosten gehören in einen separaten Vergleich Ihrer Handlungsoptionen. Wenn Sie einzelne Ausgaben bereits in den täglichen Nettoverlust eingerechnet haben, dürfen sie im Vergleich nicht noch einmal auftauchen.

Vergleichen Sie nur nachvollziehbare Szenarien. Eine externe Unterstützung garantiert weder eine bestimmte Besetzungsdauer noch eine konkrete Ersparnis. Prüfen Sie stattdessen den vereinbarten Leistungsumfang, Ihre interne Kapazität und die Voraussetzungen für die Suche. Unsere Preismodelle zeigen die veröffentlichten Konditionen von socialhire.

Die Schätzung als Gesprächsgrundlage nutzen

Halten Sie Zeitraum, Eingaben, Datenquellen und offene Fragen fest. Aktualisieren Sie die Rechnung, wenn sich Auftragslage, Überbrückung oder Stellenumfang ändern. So bleibt erkennbar, weshalb Ihre Einschätzung heute anders ausfällt als zu Beginn der Suche.

Eine gute Cost-of-Vacancy-Rechnung unterstützt die Priorisierung einer Stelle. Die passende Recruiting-Entscheidung braucht zusätzlich ein klares Anforderungsprofil, realistische Bedingungen und einen verlässlichen Bewerbungsprozess.

Vakanzkosten einschätzen

An unfilled role can cost money even when no salary is temporarily being paid for that position. The important questions are which output is actually lost, which additional costs arise and which expenses you save during the vacancy. Separating these elements makes a cost-of-vacancy estimate understandable.

The socialhire calculator uses two inputs: your estimated daily net loss and the number of affected working days. It multiplies these values. It assumes neither a salary multiplier nor a supposed industry benchmark.

Establish what the vacancy actually prevents

Start with a specific activity. Are orders being declined? Is a project delayed? Are external workers required? Distinguish lost revenue from economic loss. Costs avoided because the work is not performed must also be considered in your estimate.

If an order is simply completed later, its entire revenue is not automatically lost. Check for additional expenditure, contributions genuinely forgone or other identifiable consequences. Document the assumption instead of counting the same amount in several places.

Build an estimate of daily net loss

A simple working overview can contain four elements:

Contribution lost from output that genuinely does not occur, after deducting the variable costs avoided with it.
Additional attributable expenditure, such as external cover or paid additional work.
Employment costs saved for the vacant role over the period considered.
Other clearly identifiable effects, provided they have not already been included.

Add the first two elements and deduct the attributable savings. Include other effects only when you can estimate them meaningfully. This is an operational estimate; it does not replace a complete profit calculation.

Use working days

Count the days on which the missing output is actually required. Five calendar weeks correspond mathematically to 25 working days for a five-day week without holidays or absences. The appropriate value for your business depends on its working pattern and the period concerned.

For illustration only, suppose your estimated daily net loss is CHF 600 and you consider 20 working days. The calculation is CHF 600 × 20 = CHF 12,000. This is neither a claim about a typical Swiss business nor a forecast for your vacancy. The result comes entirely from the chosen inputs.

Show uncertainty through scenarios

If individual inputs are uncertain, calculate a cautious and a higher assumption. Over 20 working days, CHF 300 per day would produce CHF 6,000, while CHF 600 per day would produce CHF 12,000. Both examples are freely chosen illustrations.

Discuss why the assumptions differ. The calculation may depend on whether an order is lost or can be delivered later. Clarifying that question can be more valuable to the decision than an apparently precise single number.

Keep vacancy costs separate from recruitment costs

The calculator does not automatically add an initial fee, advertising budget or success fee. These costs belong in a separate comparison of your available options. If you have already included a particular expense in the daily net loss, do not count it again in the comparison.

Compare only understandable scenarios. External support guarantees neither a particular hiring time nor a specific saving. Instead, review the agreed service scope, internal capacity and conditions needed for the search. Our pricing models show socialhire’s published terms.

Use the estimate as a basis for discussion

Record the period, inputs, data sources and outstanding questions. Update the calculation when workload, cover arrangements or the role itself change. This makes it clear why the estimate differs from the beginning of the search.

A useful cost-of-vacancy calculation supports prioritisation of a role. Choosing the appropriate recruitment approach also requires clear requirements, realistic conditions and a reliable application process.

Estimate vacancy costs